Una historia de cuellos de botella

[Este artículo puede escucharse en formato podcast]

En la década de los noventa, para anotarnos a los grupos prácticos de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, había sorteo de letra para ir a hacer cola. 

A cada inicial de apellido le tocaba un día especifico, pues teníamos 25.000 personas buscando un cupo en el horario deseado por cada una, y debían ser distribuidas.

Cada día se abría la puerta a la misma hora, y se armaba la cola. Los madrugadores que esperaban afuera, y los que llegaban sobre el cierre, tenían igual posibilidad de elegir, pues -para evitar aglomeraciones y corridas matutinas- se definió que los cupos no se cerraban durante el día (el sorteo aseguraba la no saturación de ningún grupo). 

Cuando la cosa se pudo informatizar, pasamos a la web. Y el primer año se cometió un error grave: abrir todos los grupos, para todos los estudiantes, el mismo día, a la misma hora. Un caos de nerviosismo, dudas, ansiedad, grupos que se iban cerrando, carrera frenética y mucho refresh de la web.

No sólo se cambiaba el procedimiento, sino que se usaba internet (algo novedoso para mucha gente en ese momento), y además, ya no había sorteo. Había que experimentar, al mismo momento que se aprendía a usar la nueva herramienta y que estaba en juego la importante decisión de los horarios de clase para todo el año. 

El resultado fue el que ahora parece obvio: sitio caído + angustia + bronca. 

En consecuencia, mientras aprendíamos de cuellos de botella y distribución de carga, nos dimos cuenta de algo clave: El uso de tecnología requiere (también) análisis, diseño y planificación. Por ser inmaterial y poderosa, parece infinita, pero no funciona de esa manera.

La web nos permitió evitar las colas en los corredores fríos de la facultad, facilitó la inscripción y (tras implementar un sorteo de días según el dígito verificador de la cédula) pudimos evitar las caídas, ordenamos el flujo y finalmente funcionó con éxito para beneficio de todos y todas.

Las TIC no hacen magia, ni tienen poderes diabólicos. Se necesita una mayor y mejor planificación para organizar los procesos: rutinas claras para la gente (por ejemplo, habilitar cupos siempre a la misma hora), jamás adelantar la web a lo que se comunica oficialmente, distribuir a las personas en grupos, separar sitios de comunicación, validación, registro y verificación (cada cosa en una ventanilla independiente), dar visibilidad a las colas, informar tiempos de espera, asegurar cupos a quienes ya están en cola, desestimular el reintento cuando no existen cupos, explicitar las probabilidades de éxito en los distintos canales (si es que existen. Y si son equiprobables, también hay que decirlo), informar el canal deseable a ser usado por cada grupo (o por cada persona) para que sea eficiente, dar alternativas "analógicas", implementar una lista de espera (con call back), evitar hacer la apertura en la noche (los días no deben empezar a la medianoche), etc.

Seguramente hay más ideas que se pueden aportar. No soy experto en estos temas tan específicos, pero gente que sabe hay un montón. Hay que lograr la correcta combinación de profesionales expertos que sepan de informática, de administración, de customer experience y también de comunicación.

Utilizar las TIC sin planificación es un error. Culpar a los informáticos, a la web, a internet u otros seres mitológicos no resuelve el problema.

Ahora paciencia, y ojalá pronto podamos estar todos vacunados.

Actualización: ¿Por qué ahora el sistema de agenda es mejor?

Simplemente porque en la interacción con el usuario (frontdesk) ya no se hace la búsqueda de lugar disponible ni el registro de la agenda.

Se valida y simplemente registra su interés y restricciones (lugar y franja horaria).

El proceso mas complejo, que implica buscar lugares libres (según las restricciones) y registrar en la agenda, ocurre de manera ordenada sin interacción con el usuario (backoffice).

Ahora hay una lista de usuarios que se van procesando uno tras otra de manera ordenada.

Una vez que se completa la agenda, simplemente se notifica al usuario del resultado por SMS o email. Lo cual hace mas eficiente el proceso (simplemente separando frontoffice de backoffice, en lo que se denomina callback).

¿Qué sigue estando mal del proceso de agenda?

No hay rutinas claras para la gente (se habilitan los cupos siempre a horas distintas), la agenda se habilitan antes de que se haga la comunicación oficial, el grupo de personas habilitadas es rango demasiado amplio.

Se siguen haciendo aperturas de cupos a horas nocturnas y sin aviso previo, generando situaciones con inequidad de oportunidades para los usuarios. 

Desconozco si la alternativa "analógicas" (llamada por teléfono) quedó o no por fuera de este nuevo proceso, pero se han reportado casos donde el canal elegido condiciona el éxito para agendarse. 

[La imagen es de Quino, y por aquellos años la usaba como tapa de mi cuaderno de Administración]

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