Justin Hale y Joseph Grenny de VitalSmarts publicaron un artículo en la Harvard Business Review sobre cómo mantener a las personas participando activamente en reuniones virtuales.
Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en otros, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Por lo que se deberían utilizar otros mecanismos cuando los objetivos son otros como difundir contenidos o pedir opinión sobre un tema.
Los autores recomiendan cinco reglas que conducen a mejores resultados en las reuniones:
1. La regla de los 60 segundos:
Nunca involucre a un grupo para resolver un problema hasta que lo hayan sentido . Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo.
Su objetivo es asegurarse de que el grupo comprenda con empatía el problema (u oportunidad) antes de intentar resolverlo.
2. La regla de responsabilidad:
La mayor amenaza de compromiso en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo tomen inconscientemente el papel de observadores.
Para contrarrestar esta decisión implícita, cree una experiencia de responsabilidad compartida al principio de su presentación.
3. La regla de ningún lugar para esconderse:
Si todos son responsables, entonces nadie se siente responsable (Difusión de responsabilidad).
Evite esto en su reunión dando a las personas tareas en las que puedan participar activamente.
4. La regla MVP:
Alentamos a las personas a determinar el conjunto mínimo de PowerPoint viable (MVP) que necesitan.
Seleccione la menor cantidad de datos que necesita para informar e involucrar al grupo. No agregue una sola diapositiva más.
5. La regla de los 5 minutos:
Nunca pase más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver.
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jueves, 19 de marzo de 2020
lunes, 16 de marzo de 2020
Trabajo Remoto
Con las medidas preventivas en relación al Coronavirus, muchas personas tendrán en estos días su primer experiencia de trabajo a distancia, lo que implica que también otras -que ocupan roles de jefatura o coordinación- deberán adaptarse a esta nueva modalidad.
¿Qué herramientas utilizar?
Siempre debemos pensar primero en objetivos, antes de meternos a usar software. Así que hay que pensar la frecuencia y qué tan necesario es estar en contacto de manera sincrónica.
En mi experiencia los dos puntos fundamentales son tener claro lo que se espera de cada persona, y tener instancias periódicas de seguimiento (intercalando mensajería con video llamadas, que pueden ser individuales o grupales según el caso).
Así que los repositorios de documentos compartidos (Dropbox, OneDrive y Google Drive) son importantes para ver qué están haciendo los integrantes de un equipo, pero además nos permiten trabajar en simultáneo sobre un mismo documento de manera colaborativa. Tener un archivo con la lista de tareas de cada uno y el grado de cumplimiento le da visibilidad a nuestro trabajo.
Luego podemos usar los grupos de Whatsapp. Definir las reglas claras de participación en grupos, para no generar tráfico de información innecesaria o ruido es fundamental, pero también se puede activar que sólo los administradores del grupo puedan publicar. Las listas de difusión de Whatsapp son una herramienta menos conocida y facilita dar mensajes de seguimiento a un conjunto de usuarios o transmitir información importante.
Para charlas individuales o grupos pequeños se puede usar Hangouts asociado a Gmail, pero para grupos mas grandes está Jitsi Meet que es software libre, gratuito y no requiere instalación ni registro.
¿Qué otros elementos se deben considerar?
Activar cámara y audio es bueno, pero no tiene porque hacerse todo el tiempo. La transmisión de video suele enlentecer la comunicación por internet, por lo que compartir la cámara al inicio y al final es suficiente para mantener una comunicación personal.
Quienes no están hablando deben silenciar su micrófono. El "mute" en grupos grandes es fundamental para eliminar el ruido molesto durante la charla.
Si vas a trabajar remoto, necesitarás tener rutinas, para diferenciar el trabajo del tiempo libre. Mantener una hora de inicio y fin del tiempo de trabajo, así como comunicarlo al equipo es de suma importancia para mantener el orden y respetar los momentos de desconexión.
Lo mismo respecto al espacio de trabajo. Hay que encontrar un lugar cómodo, teniendo especial cuidado de lo que se ve de fondo durante las video llamadas. También es relevante establecer un acuerdo con los demás integrantes del hogar para que sepan que estás trabajando y cuándo es necesario mantener silencio.
[Gustavo Azambuja y Andrés Moreira compartieron éste hilo y éste otro con algunos tips sobre el tema]
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¿Qué herramientas utilizar?
Siempre debemos pensar primero en objetivos, antes de meternos a usar software. Así que hay que pensar la frecuencia y qué tan necesario es estar en contacto de manera sincrónica.
En mi experiencia los dos puntos fundamentales son tener claro lo que se espera de cada persona, y tener instancias periódicas de seguimiento (intercalando mensajería con video llamadas, que pueden ser individuales o grupales según el caso).
Así que los repositorios de documentos compartidos (Dropbox, OneDrive y Google Drive) son importantes para ver qué están haciendo los integrantes de un equipo, pero además nos permiten trabajar en simultáneo sobre un mismo documento de manera colaborativa. Tener un archivo con la lista de tareas de cada uno y el grado de cumplimiento le da visibilidad a nuestro trabajo.
Luego podemos usar los grupos de Whatsapp. Definir las reglas claras de participación en grupos, para no generar tráfico de información innecesaria o ruido es fundamental, pero también se puede activar que sólo los administradores del grupo puedan publicar. Las listas de difusión de Whatsapp son una herramienta menos conocida y facilita dar mensajes de seguimiento a un conjunto de usuarios o transmitir información importante.
Para charlas individuales o grupos pequeños se puede usar Hangouts asociado a Gmail, pero para grupos mas grandes está Jitsi Meet que es software libre, gratuito y no requiere instalación ni registro.
¿Qué otros elementos se deben considerar?
Activar cámara y audio es bueno, pero no tiene porque hacerse todo el tiempo. La transmisión de video suele enlentecer la comunicación por internet, por lo que compartir la cámara al inicio y al final es suficiente para mantener una comunicación personal.
Quienes no están hablando deben silenciar su micrófono. El "mute" en grupos grandes es fundamental para eliminar el ruido molesto durante la charla.
Si vas a trabajar remoto, necesitarás tener rutinas, para diferenciar el trabajo del tiempo libre. Mantener una hora de inicio y fin del tiempo de trabajo, así como comunicarlo al equipo es de suma importancia para mantener el orden y respetar los momentos de desconexión.
Lo mismo respecto al espacio de trabajo. Hay que encontrar un lugar cómodo, teniendo especial cuidado de lo que se ve de fondo durante las video llamadas. También es relevante establecer un acuerdo con los demás integrantes del hogar para que sepan que estás trabajando y cuándo es necesario mantener silencio.
[Gustavo Azambuja y Andrés Moreira compartieron éste hilo y éste otro con algunos tips sobre el tema]
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viernes, 6 de marzo de 2020
ERP y después
Aún son muchos los casos que tienen sistemas aislados para distintas áreas de la organización (facturación, almacenes, contabilidad, planificación) y en consecuencia tienen muchas dificultades para tener información que cumpla con los requisitos de la información: integridad, comparabilidad, relevancia, claridad y fiabilidad.
Además aún existen empresas que utilizan sistemas que no permiten el adecuado cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera, que no brindan información en tiempo real y que no disponen de datos confiables, por ejemplo sobre costos, moneda extranjera o activos fijos.
Sin lugar a dudas cambiar a un ERP que cubra estos requerimientos a través de un sistema modular, integrado y en tiempo real, es un paso fundamental para la mejora de la gestión de las organizaciones.
Pero no se trata sólo de tecnología, ya que el software debe ser implementado por consultores con conocimiento y experiencia en las necesidades específicas del sector en que opera la empresa, que entiendan la cultura organizacional y que puedan realizar una adecuada gestión del proyecto.
Además la empresa debe procurar ir más allá, de manera que el ERP sea una plataforma para la transformación digital, disponer de datos que ayuden mejorar la toma de decisiones y de construir procesos centrados en la generación de valor.
No alcanza con poder facturar, ni con contabilizar correctamente. Tampoco es suficiente el costeo en tiempo real y la información detallada de rentabilidad por los distintos parámetros relevantes para la empresa. Es poco, tener un sistema integrado de gestión para manejar los stocks y procesar las compras de manera eficiente.
El ERP debe ser flexible para incorporar nuevos procesos de negocios con la rapidez que la innovación tecnológica, las expectativas de los clientes merecen y los mercados globales requieren.
Se necesita también, un sistema que brinde información útil para la toma de decisiones, que ofrezca a los usuarios el acceso rápido y sencillo a los datos y que sume una capa analítica para anticiparse, implementar modelos predictivos y de inteligencia de negocios.
Una empresa requiere hoy no sólo un sistema transaccional. Se debe avanzar dando pasos hacia un uso más profundo de la información generada.
[El nombre del artículo es un recuerdo al tango "Sur" de Troilo y Manzi]
[Imagen de uso libre, tomada de Pixabay]
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