Escribir correos electrónicos efectivos

Mark Suster, un reconocido emprendedor, escribó un breve hilo en su cuenta de Twitter titulado "How to write an effective email to people who receive a tons of emails (in 12 easy steps)", algo así como los consejos mas importantes para que alguien que recibe muchísimos correos electrónicos, le preste atenció al tuyo.

Aquí las doce reglas propuestas por Suster:

1. El asunto (subject) debe ser breve, convincente y específico.

2. Escriba un primer párrafo muy corto que tenga una "pregunta" o "el corazón" del contenido. Las personas ocupadas ven un correo electrónico extenso como un obstáculo y, a menudo, pasan al siguiente que sea más fácil de procesar.

3. Si tu correo electrónico requiere una gran cantidad de datos o información adicional, poné todo eso al final, incluso podés separarlo del contenido principal del email con una línea o con una serie de asteriscos: ************ ************

4. Si tu correo electrónico tiene datos importantes o acciones requeridas (fechas, confirmaciones de asistencia, RSVP, datos clave), considera poner los más importantes en negrita o en un color diferente.

5. Si deseas que se tome una acción, NO escribas a varias personas juntas, a menos que esté claro quién está a cargo de la acción. En los grupos a menudo las personas asumen que alguien más actuará (problema del free rider).

6. Si necesita que varias personas realicen acciones, envíe correos electrónicos individuales y separados a cada persona. Si bien requiere más trabajo, da mejores resultados.

7. A menos que tengas MUCHA confianza con los destintarios del correo, no utilices la función de copia oculta (cco/bcc). El riesgo que alguien oculto responda a todos es muy alto. Si necesita que alguien más sepa de ese correo, lo mejor es reenviar el email original a quienes sea necesario.

8. Si no obtienes una respuesta, no te enojes y no reacciones de manera sarcástica. Hay que insistir cortésmente, solicitando la respuesta a tu primer correo electrónico diciendo algo como: "Perdón por insistir, pero necesitaba estar seguro que usted vio este mensaje". Puede que requiera mas de tres recordatorios. La persistencia recompensa.

9. Algunas personas reaccionan mejor a los mensajes de texto o mensajes directos en redes sociales que al correo electrónico. Aprende a quien puedes llegar de cada manera. No envíes mensajes de texto si no hay una relación fuerte o te han dado permiso previo. Se puede escribir un mensaje de texto que diga "Te envié un correo electrónico que requiere tu atención a la brevedad. Me encantaría que pudieras verlo cuando tengas un minuto".

10. Si realmente es importante enviar una presentación, envía el documento y no un enlace. Aquí la explicación de este punto.

11. No envíes por correo electrónico lo que se necesita decir por teléfono. No llames por teléfono lo que sea necesario decir en persona. Si es crítico, importa hacerlo cara a cara.

12. No envíe correos electrónicos desagradables. Todos lo hacemos de vez en cuando. Nunca vale la pena. Si sientes la necesidad, aquí tienes una idea de qué hacer.

[La imagen que acompaña el artículo es el afiche de la película de 1998 "Tienes un email" protagonizada por Tom Hanks y Meg Ryan]
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